Muchas empresas llegan a Odoo después de años trabajando en hojas de cálculo. Ese historial tiene valor, pero también tiene duplicados, formatos distintos y datos que ya nadie usa. Una buena migración no copia todo: lleva a Odoo lo que sirve, limpio y validado.
Qué datos conviene migrar
Separamos la información en dos grupos. Los datos maestros son los que el sistema necesita para operar desde el primer día:
- Clientes y proveedores, con su identificación tributaria y datos de contacto.
- Productos, con unidades de medida, categorías y precios.
- Plan de cuentas, si el módulo de Contabilidad forma parte de la etapa.
Los datos transaccionales son el historial: facturas, pedidos y movimientos. Rara vez conviene migrar todo el historial. Lo habitual es migrar los saldos a una fecha de corte y dejar el detalle anterior disponible para consulta.
Limpiar antes de migrar
La limpieza es la parte que más se subestima. Antes de importar revisamos con tu equipo:
- Clientes o productos repetidos con nombres parecidos.
- Códigos y unidades de medida que no siguen una misma regla.
- Registros inactivos que no hace falta llevar al sistema nuevo.
- Campos obligatorios vacíos, como la identificación de un cliente.
Un dato sucio en Excel se vuelve un dato sucio en Odoo, con la diferencia de que ahora afecta a todos los módulos conectados.
Saldos iniciales y fecha de corte
La fecha de corte es el momento en que Odoo pasa a ser el sistema oficial. A esa fecha se cargan los saldos: existencias por bodega, cuentas por cobrar y por pagar, y saldos contables. Conviene elegir una fecha que coincida con un cierre, para que los números se puedan comparar con los del sistema anterior.
Validar con tu equipo
Después de importar, las personas que conocen los datos los revisan en Odoo: el inventario contra el último conteo, las cuentas por cobrar contra el reporte anterior, los saldos contables contra el balance. Solo cuando cuadran, salimos a producción.
¿Tu información está repartida en varias hojas o en otro sistema? Conoce cómo migramos a Odoo o cuéntanos tu caso.